Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens is Virtline sp. z o.o., ul. Wadowicka 8A, 30-415 Kraków, Polen, NIP 6751499701, KRS 0000502030.

Contact voor gegevensbeschermingskwesties: biuro@virtline.com. Beveiligingszaken: security@virtline.com. Telefoon: +48 12 200 27 10.

Doeleinden en rechtsgrondslagen van verwerking

Wij verwerken gegevens voor de volgende doeleinden en op de volgende rechtsgrondslagen:

• Behandeling van via het contactformulier ingediende verzoeken en beantwoording — Art. 6, lid 1, onder b) en f) AVG (stappen op verzoek van de betrokkene; gerechtvaardigd belang).
• Werking en beveiliging van de website (logboeken, IP-adres, technische gegevens) — Art. 6, lid 1, onder f) AVG.
• Verkeers- en kwaliteitsanalyse (Google Analytics 4) — Art. 6, lid 1, onder a) AVG (toestemming gegeven in de cookiebanner).
• Marketingcommunicatie — uitsluitend op basis van afzonderlijke toestemming, Art. 6, lid 1, onder a) AVG.
• Contractuitvoering, afrekeningen en fiscale verplichtingen jegens klanten — Art. 6, lid 1, onder b) en c) AVG; uitoefening van vorderingen — Art. 6, lid 1, onder f) AVG.

Contactformulier

In het formulier verzamelen wij: naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), functie, organisatietype en berichtinhoud. De gegevens worden uitsluitend gebruikt om uw verzoek te behandelen en te beantwoorden.

De indiening wordt via een beveiligd kanaal doorgestuurd naar de verwerkingsverantwoordelijke (relaiservers / intern CRM of e-maildienst). Wij gebruiken deze gegevens niet voor marketingdoeleinden zonder afzonderlijke toestemming.

Cookies en analyse

De website gebruikt alleen essentiële mechanismen en — na toestemming — Google Analytics 4 (GA4). Wij gebruiken geen advertentiecookies of marketingprofilering.

GA4 wordt pas geladen nadat u op «Accepteren» in de cookiebanner hebt geklikt; bij de keuze voor «Alleen essentieel» wordt geen analyse gestart. IP-anonimisering is ingeschakeld in GA4.

Uw keuze wordt lokaal in uw browser opgeslagen (localStorage). U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door sitegegevens in uw browser te wissen of cookies in de instellingen te blokkeren. Het beperken van cookies kan invloed hebben op bepaalde sitefuncties.

Ontvangers en verwerkers

Gegevens kunnen uitsluitend op grond van een overeenkomst worden toevertrouwd aan betrouwbare verwerkers, en worden bekendgemaakt aan wettelijk gemachtigde instanties:

• Cloudflare, Inc. — hosting en contentlevering (CDN) van de website.
• Google Ireland Ltd. — Google Analytics 4 (na toestemming).
• E-mailprovider / intern CRM van de verwerkingsverantwoordelijke — behandeling van formulierinzendingen.
• Overheidsinstanties en belastingdienst — indien wettelijk vereist.

Doorgifte buiten de EER

Bepaalde aanbieders (bijv. Cloudflare, Google) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dergelijke gevallen vinden doorgiften plaats op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC) of andere AVG-conforme mechanismen.

Bewaartermijnen

• Correspondentie en formulierinzendingen — gedurende de tijd die nodig is om de zaak te behandelen, daarna tot de verjaring van eventuele vorderingen.
• Op basis van toestemming verwerkte gegevens (analyse, marketing) — tot intrekking van de toestemming.
• Klantgegevens voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden — 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de betalingstermijn verstreek.
• Gegevens voor het uitoefenen van vorderingen — tot de onherroepelijke afsluiting van de procedure en de verjaring van vorderingen.

Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw gegevens in te zien en er een kopie van te ontvangen,
• uw gegevens te rectificeren (corrigeren),
• uw gegevens te wissen,
• de verwerking te beperken,
• gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken,
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang,
• uw toestemming op elk moment in te trekken (zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking).

Klachten en geautomatiseerde besluitvorming

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Voorzitter van de Poolse Autoriteit Persoonsgegevens (ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen) indien u van mening bent dat de verwerking de AVG schendt.

Wij nemen geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, op basis van uw gegevens.

Vrijwilligheid van gegevensverstrekking

Het verstrekken van gegevens is vrijwillig, maar noodzakelijk om de genoemde doeleinden te bereiken (bijv. het beantwoorden van uw verzoek). In het kader van fiscale verplichtingen kan het verstrekken van gegevens wettelijk verplicht zijn.

Wijzigingen in dit beleid

De verwerkingsverantwoordelijke behoudt zich het recht voor dit beleid te wijzigen. Wijzigingen treden in werking bij publicatie op deze pagina.